Wie wir als Unternehmen erfolgreich unterm Schutzschirm kommuniziert haben

Civey Gründerin und Geschäftsführerin, Janina Mütze, hat beim Kommunikationskongress über unsere erfolgreiche Kommunikation während des Schutzschirms berichtet. Gerne möchten wir Sie an den Erfahrungen teilhaben lassen.

Als Transformationsbegleiter unterstützt Civey seine Kundinnen und Kunden dabei, die Zukunft aktiv zu gestalten. Im vergangenen halben Jahr hat Civey selbst erfolgreich eine Transformation durchlaufen. Im Rahmen eines Schutzschirmverfahrens haben wir unseren Gesellschafterkreis erfolgreich neu aufgestellt. Auf das Ergebnis sind wir stolz: Wir haben einen starken und auf nachhaltiges Wachstum ausgerichteten Investorenkreis an unserer Seite. Gleichzeitig haben wir hohes Vertrauen aus dem Team und von unseren Kundinnen und Kunden erfahren.

Rückblickend war dies eine erfahrungsreiche Zeit. Unsere Learnings möchten wir teilen, um anderen Unternehmen in herausfordernden Zeiten zur Seite zu stehen.

1. Wenn Transformation uns selbst herausfordert

Eines vorweg: “Never waste a good crisis”. Jede Krise birgt Chancen, die genutzt werden sollten. Doch um diese Chancen ergreifen zu können, bedarf es eines klaren Plans. In jeder Krise sollten Sie vom Ende her denken: Was ist das Ziel? Was wollen Sie erreichen? Definieren Sie klar und präzise das Ziel, denn Krisen erfordern eine effektive Nutzung der begrenzten Ressourcen. Der Schlüssel liegt darin, Prioritäten zu setzen und sich zu fokussieren. Fragen Sie sich: Was kann weggelassen werden? Kräfte effizient einzuteilen und überflüssige Schritte zu vermeiden, spart wertvolle Ressourcen.

Im Schutzschirmverfahren stellten wir fest, dass es im Unternehmen zwei Bereiche mit unterschiedlichen Geschwindigkeiten gibt: Die Taskforce, die sich ausschließlich auf das Verfahren konzentrierte. Das restliche Unternehmen, das den täglichen Betrieb sicherstellte. Daher war Fokus immens wichtig, um Ressourcen genau einzusetzen. Dass wir unser Schutzschirmverfahren in wenigen Monaten erfolgreich abschließen konnten, hat uns recht gegeben.

2. Setzen Sie Prioritäten und denken Sie ans Team

Unternehmen müssen sich mit verschiedenen Stakeholdern auseinandersetzen, die in Krisenzeiten unterschiedlich angesprochen und informiert werden müssen. Dies erfordert einen genauen Einblick in die Bedürfnisse der jeweiligen Gruppen, doch das Unternehmen sollte sich klar machen, welche Priorität eine bestimmte Zielgruppe hat und spezifische Botschaften über die jeweils richtigen Kanäle ausspielen.

In Zeiten der Krise haben wir unsere Kommunikation nach diesen Zielgruppen geordnet: Team, Kund:innen, Dienstleister und die Öffentlichkeit – in genau dieser Reihenfolge. Das Team stand besonders in der Zeit des Schutzschirms an erster Stelle, denn es bildet die Grundlage des Unternehmens. Für uns hieß das während des Schutzschirmverfahrens:

• Kolleg:innen wurden zuerst informiert.
• Wöchentliche Updates boten Orientierung und vermittelten Sicherheit.
• Freiräume für das Team waren entscheidend, damit die Produktivität erhalten blieb.

Das Priorisieren der Kommunikation und der Kräfteverteilung half uns, den Fokus zu bewahren und das Unternehmen in die richtige Richtung zu steuern.

3. Transparenz schafft Vertrauen

Viele Unternehmen hadern in Krisenzeiten damit, transparent und aktiv über ihre aktuelle Lage zu informieren. Man möchte im Kundenkreis keine schlafenden Hunde wecken oder hat Angst vor Reputationsverlust.

Wir haben jedoch die Erfahrung gemacht, dass größtmögliche Offenheit Vertrauen in allen Zielgruppen stärkt – sei es beim Team, bei unseren Kundinnen und Kunden oder bei Journalisten. Generell gibt es in unserer Unternehmenskultur viele Formate des Austausches wie beispielsweise das Ask-me-anything Frühstück, bei dem die Geschäftsführung regelmäßig alle Fragen des Teams beantwortet. Doch gerade im zurückliegenden Schutzschirmverfahren zählte besonders: Radikale Transparenz hat Vertrauen geschaffen. Auf diesem Vertrauen ließ sich eine erfolgreiche Krisenkommunikation aufbauen und hat das Team zusammengehalten. Transparenz war somit der Schlüssel, um glaubwürdig zu bleiben und Ängste abzubauen.

4. Aktiv statt reaktiv – Setzen Sie das Narrativ

Eine proaktive Kommunikation ist entscheidend, um das Narrativ in einer Krise zu bestimmen. Wer zuerst spricht, setzt die Geschichte. Deshalb haben wir unsere Kund:innen aktiv über unsere Lage informiert – sei es über Telefon, E-Mail oder persönliche Gespräche. Aus unserer Sicht zählte hier: Mehr ist mehr. Wir möchten die Ersten sein, die über unsere Lage berichten.

Parallel dazu haben wir die Öffentlichkeit über Medien und soziale Netzwerke auf dem Laufenden gehalten. Am Anfang gaben wir ein Interview im Handelsblatt. Über unseren neuen Führungskreis berichtete beispielsweise die Wirtschaftswoche exklusiv. Und nach Abschluss des Verfahrens konnten wir viele Hintergründe in verschiedenen Podcasts wie bei ZEIT Online geben.

Ein guter Rat, den wir erhalten haben und den wir gerne weitergeben möchten: Sprechen Sie täglich mit einem Teammitglied und einem Kunden. So bleiben Sie nah an den Bedürfnissen Ihrer Zielgruppen und behalten den Überblick.

5. Eine Stimme, eine Botschaft

Eine einheitliche One-Voice-Policy mag anstrengend erscheinen, ist aber unverzichtbar. Konsistente Botschaften und abgestimmte Antworten sind entscheidend für den Erfolg in der Krise. Besonders in juristischen Verfahren ist dies oft schwierig, doch klare Botschaften oder FAQs schaffen Sicherheit für das Team. Wir haben auf diese Weise unsere Kolleginnen und Kollegen unterstützt in ihrer täglichen Kundenkommunikation. So konnte das Team nach außen hin einheitlich auftreten, Kundinnen und Kunden informieren und alle Rückfragen sehr schnell beantworten.

6. Externe Berater und Bauchgefühl

Externe Beraterinnen und Berater können in Krisen wertvolle Unterstützung bieten, insbesondere bei juristischen Fragestellungen. Doch niemand kennt die eigenen Zielgruppen und die Unternehmenskultur so gut wie man selbst. Wenn Sie selbst in eine Krise geraten und die Kommunikation steuern müssen, vertrauen Sie auf Ihr Bauchgefühl – es ist der beste Seismograph für richtige Entscheidungen.

Am Ende steht der Erfolg

Am Ende unseres Prozesses stand ein erfolgreich neu aufgestelltes Unternehmen. Unsere Erfahrungen haben uns gezeigt, dass Krisen nicht nur Herausforderungen, sondern auch Chancen bieten. Wer klare Prioritäten setzt, transparent kommuniziert und das Narrativ bestimmt, kann gestärkt aus jeder Krise hervorgehen